Bei der Vorbereitung und Durchführung einer Gesellschafterversammlung sind einige Dinge zu beachten und Regeln einzuhalten. Ein Verstoß hiergegen kann weitreichende Folgen bis hin zur Anfechtbarkeit bzw. Nichtigkeit von Beschlüssen der Versammlung haben.
Der § 48 GmbHG basiert auf dem Grundgedanken des Gesetzes, dass Beschlüsse in Versammlungen gefasst werden. Die Gesellschafterversammlung wird als oberstes Organ der GmbH bezeichnet und ist für deren Willensbildung zuständig. Mindestens einmal im Jahr ist eine solche Versammlung nach dem Gesetz durchzuführen. Je nach Einzelfall auch öfter, wenn beispielsweiße gem. § 49 Abs. 3 GmbHG mehr als die Hälfte des Stammkapitals verloren gegangen ist, oder wenn gem. § 50 Abs. 1 GmbHG Gesellschafter, die alleine oder zusammen mehr als 10% des Stammkapitals halten, dies, unter Angabe von Zweck und Gründen, fordern.
Im Folgenden sind einige ausgewählte Probleme überblicksartig dargestellt.
A. Vorbereitung
Im Vorfeld der eigentlichen Versammlung ist zu klären wer diese einberuft, und welche formalen und inhaltlichen Anforderungen an die Einladung zu stellen sind.
1. Zuständigkeit
Grundsätzlich ist gem. § 49 GmbHG der Geschäftsführer für die Einberufung der Gesellschafterversammlung zuständig. Probleme können sich hier schon ergeben wenn die GmbH mehrere Geschäftsführer hat. Wenn diese nur zusammmen vertretungsberechtigt sind, dürfen sie dann auch nur zusammen eine Gesellschafterversammlung einberufen? Nach wohl überwiegender Ansicht ist dem nicht so, sondern es kann dennoch jeder Geschäftsführer alleine tätig werden. Sogar ein fehlerhaft bestellter Geschäftsführer kann unter Umständen wirksam eine Gesellschafterversammlung einberufen.
Wie oben bereits erwähnt können sogar Minderheitsgesellschafter selber die Einberufung vornehmen, wenn sie zusammen mehr als 10% des Stammkapitals halten, § 50 Abs. 1, 3 GmbHG und die Einberufungsberechtigten (meist wohl die Geschäftsführer) ihrem Wunsch nicht entsprechen.
Durch die Satzung (den Gesellschaftsvertrag) können hiervon Abweichungen bestimmt werden. Ein gänzlicher Entzug der Einberufungsbefugnis der Geschäftsführer ist allerdings nicht möglich.
2. Formale Anforderungen
Alle Gesellschafter müssen dann rechtzeitig zur Versammlung geladen werden. Schon hier stellen sich vielfältige Probleme: Sind alle Gesellschafter auch tatsächlich in der Gesellschafterliste eingetragen und damit bekannt? Stimmen die Kontaktadressen? Was muss ich tun wenn ich weiß, das einer der Gesellschafter die Einladung, beispielsweise weil er unbekannt verzogen ist, nicht erhalten wird?
Für die ersten beiden Fragen hat das MoMiG Abhilfe geschaffen: Maßgeblich ist nur noch die Gesellschafterliste. Sie ist alleine Legitimationsbasis für die Ausübung von Gesellschafterrechten. Nur wer auf der Liste steht wird auch unter der dort hinterlegten Adresse eingeladen. Damit entfällt das Problem des “unbekannten Gesellschafters”.
Nicht abschließend geklärt ist die dritte Frage des sog. “unerreichbaren Gesellschafters”. Nach einer Ansicht wird davon ausgegangen, dass die Ladung weiterhin unter der alten Adresse zu erfolgen hat. Nach anderer Ansicht wird angenommen, in einem solchen Fall müsse die Einladung auf andere Weise bewirkt werden.
Wegen dieser uneinheitlichen Rechtslage sollte in der Praxis ein erhöhter und vor allem entsprechend dokumentierter Aufwand betrieben werden, um die Zustellung dennoch sicherzustellen.
3. Inhaltliche Anforderungen
Weiter gibt es bestimmte inhaltliche Anforderungen: In der Einladung soll beispielsweise die Tagesordnung mitgeteilt werden, § 51 Abs. 2 GmbHG. Die Tagesordnung hat alle Punkte zu enthalten über die Beschluss gefasst werden soll. Ratsam ist es in der Praxis auch solche Punkte aufzunehmen, über die nur beraten werden soll. Sinn und Zweck dieser Vorschrift ist es, dass die Gesellschafter die Möglichkeit bekommen sollen sich ausreichend vorzubereiten. Aus diesem Grund genügt es beispielsweiße nicht, wenn die Tagesordnung nur den Punkt “Geschäftsführerangelegenheiten” enthält. Hier wird nicht deutlich um was es in der Sache gehen soll. Geht es um eine Ausweitung der Kompetenzen des Geschäftsführers, oder eventuell um das Gegenteil wie eine Abberufung und Kündigung seines Diensvertrages?
B. Durchführung
Auch die Durchführung der Versammlung selber bietet vielfältige Möglichkeiten um Fehler zu machen und damit die Wirksamkeit von Beschlüssen zu gefährden.
1. Protokollführung
Zwar gibt es keine gesetzliche Pflicht zur Protokollführung, sie ist in der Praxis dennoch dringend anzuraten. Sie dient im Nachgang der Versammlung zur Dokumentation bzw. zur Beweisführung. Zur Protokollführung empfiehlt sich eine entsprechende Regelung in der Satzung.
2. Versammlungsleiter
Auch die Wahl eines Versammlungsleiters sieht das Gesetz nicht zwingend vor. Dennoch ist in der Praxis, vor allem bei Gesellschaften mit mehreren Gesellschaftern, die Wahl eines Versammlungsleiters sinnvoll.
Dies schon aus folgenden Gründen: In seinen Kompetenzbereich fällt u.a. die Eröffnung und Schließung derGesellschafterversammlung, die Ordnungsgewalt (Entziehung des Wortes, Worterteilung, etc.) und die Feststellung des Beschlussergebnisses. Insbesondere die Beschlussfeststellung hat weitreichende rechtliche Folgen, denn hat eine förmliche Beschlussfeststellung stattgefunden, dann können Fehler bei dieser nur noch mit Hilfe der Anfechtungsklage geltend gemacht werden. Im Interesse der Rechtssicherheit ist der vom Versammlungsleiter festgestellte Beschluss als vorläufig verbindlich anzusehen, womit die vorläufige Umsetzung des Beschlusses nur noch sehr schwer zu verhindern ist.
C. Fazit
Hier dargestellt wurde nur ein kleiner Bruchteil der Widrigkeiten mit denen sich insbesondere Geschäftsführer einer GmbH im Kontext der Gesellschafterversammlung auseinander zu setzen haben. Fehler sollten hier keine gemacht werden, denn dann droht die Anfechtung bzw. Nichtigkeit von möglicherweise monatelang vorbereiteten Beschlüssen.
Gerne begleiten wir Sie von Anfang bis Ende der Gesellschafterversammlung und wirken auf rechtssichere Beschlüsse hin!
